Politique de confidentialité
La présente politique découle notamment de l’obligation de l’Équipe culture-éducation (ECE), prévue à l’article 63.4 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, de publier sur ses sites Internet une politique de confidentialité rédigée en des termes simples et clairs lorsqu’elle recueille des renseignements personnels par un moyen technologique. Cette politique s’applique donc aux sites Internet de l’Équipe culture-éducation.
Autres sites Internet
Dans le cas où le moyen technologique utilisé renvoie à un autre site Internet ou à un moyen technologique employé par un autre organisme, la politique de confidentialité de ce site ou de cet organisme s’applique et il faut s’y référer.
Déclaration sur l’utilisation des fichiers témoins (cookies)
Les services en ligne de l’Équipe culture-éducation emploient des fichiers témoins (cookies) pour collecter, stocker et traiter les informations concernant leurs utilisateurs. Cette déclaration a pour objectif d’informer ces derniers sur les types de fichiers témoins, leur finalité, leur durée de vie et la manière dont leur utilisation peut être contrôlée. En consultant ou en ayant recours aux services en ligne de l’ECE, l’internaute accepte les conditions de cette déclaration.
Utilisation des services en ligne
Les services en ligne de l’ECE regroupent ses sites Web informationnels et transactionnels, ses applications Web, ses pages de médias sociaux ainsi que tout autre média ou toute autre plateforme permettant d’interagir en ligne avec l’ECE ou de prendre connaissance des informations publiées. Lorsqu’un utilisateur consulte ces services en ligne, des renseignements sont automatiquement échangés entre son ordinateur et les serveurs de l’ECE. Ces renseignements peuvent notamment comprendre :
- le nom de domaine du fournisseur d’accès à Internet et l’adresse IP;
- le numéro unique du navigateur, de l’ordinateur ou de l’appareil utilisé;
- les types de navigateurs et de systèmes d’exploitation employés pour accéder aux services en ligne;
- les pages visitées;
- la date et l’heure auxquelles ces pages ont été visitées;
- l’adresse du site à partir duquel l’internaute a accédé aux services en ligne.
Il est à noter que ces informations sont essentielles au bon fonctionnement des sites pour ce qui est de fournir les services demandés.
Fichiers témoins
L’ECE collecte des renseignements sur les utilisateurs de ses sites Internet à l’aide de fichiers témoins et de technologies similaires. Les fichiers témoins sont de petits fichiers électroniques stockés dans l’appareil d’un utilisateur. Ils permettent à l’ECE de le reconnaître lorsqu’il a recours de nouveau à ses services en ligne. L’ECE emploie différents types de fichiers témoins.
Sites Web informationnels
Les sites Web informationnels de l’ECE utilisent uniquement les fichiers témoins de performance et d’analyse.
Sites Web transactionnels
Sur les sites Web transactionnels, des fichiers témoins sont requis pour que la session de l’utilisateur demeure active et fonctionnelle ainsi que pour permettre la navigation. Ils attestent l’identité de l’utilisateur tout au long de celle-ci. Des témoins de session sont aussi créés afin de garder la session active.
Tous les sites Web de l’ECE
L’ensemble des sites Web de l’ECE utilisent uniquement des fichiers témoins essentiels à une navigation efficace et permettant de préserver la cohérence de la session. Les fichiers témoins portant sur l’adresse IP et le type de navigateur de l’utilisateur sont requis pour la communication entre ce navigateur et nos serveurs. Lorsque vous vous connectez à l’un de nos sites, des fichiers témoins sont mis en place pour enregistrer vos informations de connexion. Si vous choisissez l’option « Se souvenir de moi », votre témoin de connexion sera conservé plus longtemps. Si vous vous déconnectez de votre compte, le témoin de connexion sera supprimé. En outre, l’ECE fait appel à des services tiers tels que Google Analytics. Ces services permettent de collecter des données sur l’utilisation des sites Web, notamment les pages visitées, le temps passé sur chaque page et les problèmes rencontrés. En exploitant ces informations, l’ECE peut optimiser les performances de ses sites et l’expérience utilisateur.
Réseaux sociaux
Les fichiers témoins des réseaux sociaux servent à suivre l’activité en ligne des utilisateurs ainsi qu’à personnaliser et à améliorer leur expérience. Nous déclinons toute responsabilité quant à l’utilisation des fichiers témoins par les plateformes des réseaux sociaux. Nous vous invitons à consulter la politique de confidentialité spécifique à chaque plateforme. Cependant, dans le cadre de nos stratégies de marketing, nous pouvons recourir à des fichiers témoins qui proviennent de Facebook pour analyser les préférences et le comportement des utilisateurs. Cela nous permet de mener nos campagnes publicitaires de manière précise.
Durée de vie des fichiers témoins
Fichier témoin utilisé et durée de vie de celui-ci :
Google Analytics : 14 mois
Communication des renseignements personnels
L’ECE collabore avec des fournisseurs afin d’améliorer la disponibilité de ses services en ligne, de développer de nouvelles fonctionnalités, d’analyser les activités qui y sont menées et d’évaluer l’efficacité de ses campagnes publicitaires.
Contrôle des fichiers témoins
L’utilisateur garde un contrôle sur l’utilisation des fichiers témoins auxquels ont recours les services en ligne de l’ECE et peut refuser ces fichiers. Il peut aussi décider de changer ses préférences à tout moment. Ainsi, il est possible de paramétrer le navigateur pour qu’il refuse tous les fichiers témoins ou qu’il demande l’autorisation chaque fois qu’un fichier témoin est envoyé sur l’appareil utilisé. Ces réglages peuvent toutefois affecter l’expérience utilisateur sur les sites de l’ECE et toute autre plateforme.
Renseignements personnels transmis volontairement par l’utilisateur
Dans le cas où l’utilisateur communique volontairement des renseignements personnels ou autrement confidentiels à l’aide d’un formulaire transmissible en ligne, seules les informations requises pour donner suite à la demande de l’utilisateur ou répondre à son message seront recueillies et employées. De plus, seuls les membres du personnel de l’Équipe culture-éducation concernés par cette collecte de renseignements personnels y auront accès (ex : Services de l’informatique ou Secteur des communications). Vous pouvez communiquer avec l’Équipe culture-éducation en utilisant différents outils sécuritaires, dont les services téléphoniques et en ligne. Étant donné que la transmission de renseignements par courrier électronique n’est pas totalement sécurisée, nous vous déconseillons de divulguer par ce moyen des renseignements personnels sensibles comme votre numéro d’assurance sociale. L’ECE s’en abstient également.
Mesures prises pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels
L’Équipe culture-éducation s’engage à assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés, et ce, conformément à ses obligations. Ces renseignements sont conservés pour la durée nécessaire à la réalisation de ses activités et conformément aux dispositions législatives applicables. À cette fin, l’Équipe culture-éducation met en place des mesures de sécurité pour assurer la confidentialité des renseignements personnels qu’elle recueille, par exemple des logiciels informatiques ou des procédures strictes permettant d’accéder à ces renseignements ainsi que des mesures de contrôle et de vérification telles que les suivantes :
- Protocoles de sécurisation des échanges par réseau;
- Mesures d’anonymisation;
- Chiffrement des données;
- Gestion des accès – personne autorisée;
- Gestion des accès – personne concernée;
- Sauvegarde informatique;
- Protection de nos systèmes d’information;
- Engagements en matière de confidentialité;
- Programme de sensibilisation et de responsabilisation individuelle.
L’Équipe culture-éducation dispose également d’une procédure stricte pour les cas d’incidents de confidentialité. Le but de cette procédure est de limiter les conséquences liées à de tels incidents. Elle s’assure de détruire les renseignements personnels de façon sécuritaire . Tous les membres du personnel de l’Équipe culture-éducation sont tenus de respecter la confidentialité des renseignements personnels qui sont recueillis par celle-ci.
Droits d’accès et de rectification
Tout utilisateur peut demander d’accéder aux renseignements personnels qui le concernent et qui sont détenus par l’Équipe culture-éducation, et ce, en conformité avec les dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Il peut également demander la rectification d’un renseignement personnel à son sujet lorsque celui-ci est inexact, incomplet ou équivoque, ou lorsque la collecte, la communication ou la conservation de renseignements personnels ne sont pas autorisées par la loi. Cette demande doit être adressée par écrit à la personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels à l’Équipe culture-éducation, Mme Vicky Parent, via le formulaire prévu à cette fin.
Processus de plainte
La personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels est également chargée de veiller au respect de cette politique. Il est possible de formuler des commentaires ou de déposer une plainte en cas de non-respect de celle-ci au moyen du formulaire prévu à cet effet.
Modification de la politique
L’Équipe culture-éducation peut modifier la présente politique en tout temps et à sa seule discrétion en publiant un avis de modification sur ses sites Internet . Les modifications apportées ne peuvent généralement entrer en vigueur avant l’expiration d’un délai de 15 jours suivant la date de publication de cet avis. Celui-ci doit indiquer l’objet général des modifications, lesquelles doivent être précisées dans une section réservée à cette politique sur les sites Internet, et mentionner la date de leur entrée en vigueur. Les utilisateurs sont ainsi priés de consulter régulièrement les sites Internet de l’Équipe culture-éducation et la présente politique pour vérifier si une modification y a été apportée. Tout usager est réputé avoir lu, accepté et reconnu la validité de cette politique. Il est aussi réputé en avoir accepté les modifications s’il continue à utiliser les sites ou à participer aux activités de l’Équipe culture-éducation après l’entrée en vigueur de ces modifications.
Entrée en vigueur ou mise à jour
La présente directive entre en vigueur le 1er septembre 2024.
